EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) (”GDPR”) mukainen tietosuojaseloste – TYÖNTEKIJÄREKISTERI

 

  1. Rekisterin pitäjä
    Sihy Oy
    Konsantie 31, 21260 Raisio
    Y-tunnus 2175980-9
  2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
    Jarno Soinila, CEO
    soinila@sihy.fi
    +358 40 517 9502
  3. Rekisterin nimi
    Työntekijärekisteri
  4. Rekisterin tietosisältö
    Käsiteltäviä henkilötietoja ovat rekisterinpitäjän omien työntekijöiden, vuokratyöntekijöiden, alihankintayritysten työntekijöiden sekä työnhakijoiden: etu- ja sukunimet, suomalainen henkilötunnus tai syntymäaika, ulkomaalainen henkilötunnus tai syntymäaika, kotiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite, työsuhteeseen liittyvät tiedot, työ- tai palvelussuhteen laatua koskevat tiedot, henkilön verotukseen liittyvät tiedot, pankkiyhteystiedot, tilastointiin liittyvät tiedot, mahdollinen ammattiyhdistys- ja ulosottodokumentaatio, osaamista, lupia ja pätevyyksiä koskevat tiedot ja niitä koskeva dokumentaatio, veronumero, passikopiodokumentaatio, työlupakopiodokumentaatio sekä A1-todistusdokumentaatio. Kaikista edellä mainituista henkilöryhmistä ei käsitellä kaikkia edellä mainittuja tietoja, vaan vain osaa niistä.
  5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
    Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena ja tarkoituksena on:-  Rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välinen sopimussuhde
    –  Rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden toteuttaminen.

    Työntekijärekisteri sisältää työntekijöistä tietoja, jotka ovat tarpeen yrityksen ja työnhakijan välisen työsuhteen luomisessa ja ylläpidossa sekä lakisääteisten velvollisuuksien täyttämisessä.

    Henkilörekisteriin merkittävät tiedot saadaan säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään. Lakisääteisten velvollisuuksien täyttämiseksi tietoja saadaan vuokratyöntekijöiden ja alihankintayritysten työntekijöiden osalta myös asianomaisen työntekijän henkilöstövuokrausyhtiöltä eli työnantajalta sekä alihankintayritykseltä.

  6. Henkilötietojen vastaanottajat
    Rekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuolisille kolmansille tahoille, pois lukien rekisterinpitäjän valikoimat yhteistyökumppanit, jotka käsittelevät tietoja rekisterinpitäjän lukuun, osapuolten välisen yhteistyösopimuksen perusteella, kuten palkanlasku- ja kirjanpitotoimistot.Viranomaisille henkilötietoja luovutetaan voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.

    Tietoja luovutetaan erilaisiin järjestelmiin liittyen järjestelmätoimittajien pilvipalveluihin, joissa tapauksissa järjestelmätoimittaja toimii EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisena henkilötietojen käsittelijänä. Näitä järjestelmiä ovat mm. sähköpostijärjestelmä, pilvitallennuspalvelut, taloushallintojärjestelmä, työajanseurantajärjestelmä.

  7. Henkilötietojen siirto kolmanteen maahan
    Rekisterin tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.Mikäli kuitenkin poikkeuksellisesti tietoja luovutetaan EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, tietojen siirrossa noudatetaan tällöin tietosuojalainsäädännön vaatimuksia ja rekisterinpitäjä varmistuu, että EU pitää ko. EU:n ulkopuolisen maan suojaa riittävänä; toteuttaa asianmukaiset suojatoimenpiteet, kuten erityisten lausekkeiden sisällyttämisen sopimukseen; taikka varmistuu siitä, että tietojen siirto perustuu erityisiin perusteisiin, kuten rekisteröidyn omaan suostumukseen.
  8. Henkilötietojen säilytysaika
    Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta tai rekisterinpitäjän lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi. Henkilötietojen säilytyksessä huomioidaan passiivisiksi jääneet henkilötiedot, joita poistetaan säännöllisesti. Työaikakirjanpitoaineistoa, palkkakirjanpitoa, vuosilomakirjanpitoa, työtodistuksia sekä työntekijän henkilövahinkoja ja terveydentilaa koskevia tietoja säilytetään vähintään asianomaisten lakien (mm. työaikalaki, työsopimuslaki, kirjanpitolaki, ennakkoperintälaki) mukaisesti.
  9. Rekisteröidyn oikeudet henkilötietojen käsittelyssä
    Oikeus saada pääsy tietoihin sekä tarkastaa ja oikaista tiedotRekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu ja tarvittaessa oikaista ne. Tarkastus- tai oikaisupyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö rekisterin yhteyshenkilölle sähköpostitse. Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää virheellisen tai tarpeettoman henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta.

    Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

    Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä esimerkiksi jos rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden; käsittely on lainvastaista, mutta rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista; tai rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

    Oikeus vaatia tietojen poistamista

    Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista, mikäli esimerkiksi henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin; rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta; henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

    Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

    Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Tietojen siirto ei saa vaikuttaa haitallisesti kolmansien osapuolten oikeuksiin ja vapauksiin.

    Oikeus peruuttaa suostumus

    Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa henkilötietojen käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle sähköpostitse.

    Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi

    Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat päätökset tekee ihminen. Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa häneen vastaavalla tavalla merkittävästi.

    Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä

    Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä, joka perustuu rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettuun etuun.

    Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

    Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Valitus tulee tehdä siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on tai jossa väitetty tietosuoja-asetuksen rikkominen on tapahtunut.

  10. Muutokset tietosuojakäytäntöönRekisterinpitäjä voi tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen ja siihen liittyviin tietoihin. Rekisterinpitäjä  suosittelee, että rekisteröidyt käyvät katsomassa tätä tietosuojakäytäntöä säännöllisesti saadakseen tiedon siihen mahdollisesti tehdyistä muutoksista.