Tietosuojaseloste

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) (”GDPR”) mukainen tietosuojaseloste

Rekisterin pitäjä

Ardor Oy
Konsantie 31, 21260 Raisio
Y-tunnus 2175980-9

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Henri Hyvärinen, CEO
henri.hyvarinen@ardor.fi
+358 40 523 7576

Rekisterin nimi

Rekisterinpitäjän asiakasyritysten, toimittajien, alihankkijoiden ja muiden yhteistyöyritysten yhteyshenkilöitä ja edustajia koskeva henkilörekisteri.

Rekisterin tietosisältö

Yhteyshenkilöiden ja edustajien henkilörekisteriin merkitään yleiset tunniste- ja perustiedot niin yrityksestä kuin sen yhteyshenkilöstä ja/tai edustajasta:

- yrityksen tai organisaation nimi

- yritys- ja yhteisötunnus, eli Y-tunnus

- yhteyshenkilöiden ja/tai edustajien nimet, sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot

- yhteyshenkilöiden asemaan ja työtehtävään liittyvät tittelit

- yrityksen postiosoite, postitoimipaikka, toimitus- ja laskutusosoite

- Ardor Oy:n antama asiakasnumero tai muu tunnistenumero

- muut mahdolliset yhteystiedot yritykseen tai sen henkilöorganisaatioon liittyen.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisteriin talletetaan tietoja rekisterinpitäjän asiakasyritysten, toimittajien, alihankkijoiden ja muiden yhteistyöyritysten yhteyshenkilöistä ja/tai edustajista. Henkilötietoja käytetään yhteistyösuhteiden hoitamiseen; yhteistyö- ja asiakassuhteen ylläpitoon, tarjousten ja tilausten käsittelyyn, arkistointiin ja seurantaan. Tietoja käytetään myös rekisterinpitäjän viestintään. Tietoja ei käytetä suoramarkkinointiin. Rekisterinpitäjä kerää vain sen toiminnan kannalta tarpeellista tietoa, johon on saatu suostumus rekisteröidyltä. Suostumus syntyy, kun rekisteröity antaa itse tietoja rekisterinpitäjälle yhteistyötä varten tai kun rekisterinpitäjän ja yhteistyöyrityksen välille syntyy sopimus yhteistyösuhteiden hoitamisesta, jossa rekisteröity toimii yhteistyöyrityksen yhteyshenkilönä tai edustajana. Suostumus voidaan antaa myös sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen antaminen rekisterinpitäjälle perustuu suostumukseen tai sopimukseen, eikä rekisteröidyn ole pakko toimittaa henkilötietoja rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi saada henkilötiedot myös yhteistyöyritystä koskevista julkisista tietolähteistä.

Henkilötietojen vastaanottajat

Rekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuolisille kolmansille tahoille, pois lukien rekisterinpitäjän kirjanpitotoimisto. Viranomaisille henkilötietoja luovutetaan voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.

Henkilötietojen siirto kolmanteen maahan

Rekisterin tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Mikäli kuitenkin poikkeuksellisesti tietoja luovutetaan EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, tietojen siirrossa noudatetaan tällöin tietosuojalainsäädännön vaatimuksia ja rekisterinpitäjä varmistuu, että EU pitää ko. EU:n ulkopuolisen maan suojaa riittävänä; toteuttaa asianmukaiset suojatoimenpiteet, kuten erityisten lausekkeiden sisällyttämisen sopimukseen; taikka varmistuu siitä, että tietojen siirto perustuu erityisiin perusteisiin, kuten rekisteröidyn suostumukseen.

Henkilötietojen säilytysaika

Rekisterin tietoja säilytetään yhteistyösuhteen ajan. Henkilötietojen säilytyksessä huomioidaan passiivisiksi jääneet henkilötiedot, joita poistetaan säännöllisesti. Sopimuksia sekä tilaus-, laskutus- ja maksutietoja säilytetään kirjanpitolain mukaisesti vähintään 6 vuotta.

Rekisteröidyn oikeudet henkilötietojen käsittelyssä

- Oikeus saada pääsy tietoihin sekä tarkastaa ja oikaista tiedot: Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu ja tarvittaessa oikaista ne. Tarkastus- tai oikaisupyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö rekisterin yhteyshenkilölle sähköpostitse. Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää virheellisen tai tarpeettoman henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta.

- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä esimerkiksi jos rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden; käsittely on lainvastaista, mutta rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista; tai rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

- Oikeus vaatia tietojen poistamista: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista, mikäli esimerkiksi henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin; rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta; henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

- Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Tietojen siirto ei saa vaikuttaa haitallisesti kolmansien osapuolten oikeuksiin ja vapauksiin.

- Oikeus peruuttaa suostumus: Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa henkilötietojen käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle sähköpostitse.

- Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat päätökset tekee ihminen. Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa häneen vastaavalla tavalla merkittävästi.

- Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä: Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä, joka perustuu rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettuun etuun.

- Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle: Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Valitus tulee tehdä siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on tai jossa väitetty tietosuoja-asetuksen rikkominen on tapahtunut.

Muutokset tietosuojakäytäntöön

Rekisterinpitäjä voi tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen ja siihen liittyviin tietoihin.

Rekisterinpitäjä suosittelee, että rekisteröidyt käyvät katsomassa tätä tietosuojakäytäntöä säännöllisesti saadakseen tiedon siihen mahdollisesti tehdyistä muutoksista.